1. Общие положения
1.1.Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Делариум Технологии» (ИНН 7714482916, ОГРН 1197746523842, адрес: 125167, г. Москва, Ленинградский пр-т, д. 37, к. 9, этаж 5, помещ. 512) (далее — «Оператор») и принимаемые меры по их защите.
1.2.Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон») и применяется ко всем персональным данным, которые Оператор получает через сайт delarium.com, Личный кабинет, клиентские приложения и иными способами.
1.3.Оператор внесён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, под регистрационным номером 77-21-019384.
1.4.Политика публикуется в свободном доступе на сайте Оператора в соответствии с ч. 2 ст. 18.1 Закона.
2. Основные понятия
В Политике используются понятия в значениях, установленных ст. 3 Закона: персональные данные, оператор, обработка, автоматизированная обработка, распространение, предоставление, блокирование, уничтожение, обезличивание персональных данных, информационная система персональных данных.
3. Цели обработки, категории данных и сроки
| Цель | Субъекты и данные | Срок |
|---|---|---|
| Заключение и исполнение договора с клиентом | Представители клиентов: ФИО, должность, рабочая почта, телефон | Срок действия договора и 5 лет после его прекращения |
| Обработка заявок с сайта и обратная связь | Посетители сайта: имя, наименование организации, почта, телефон, текст обращения | 1 год с момента последнего обращения |
| Регистрация и администрирование Рабочего пространства | Администраторы: ФИО, должность, почта, телефон, данные учётной записи | Срок действия договора |
| Информационная рассылка | Подписчики: имя, почта | До отзыва согласия |
| Анализ использования сайта | Посетители сайта: cookie, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве | До 12 месяцев |
| Подбор персонала | Соискатели: ФИО, контакты, сведения из резюме | 30 дней после завершения отбора |
3.1.Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные в собственных целях.
3.2.Персональные данные Пользователей, содержащиеся в Рабочих пространствах клиентов (включая записи и расшифровки переговоров), обрабатываются Оператором по поручению клиентов, являющихся операторами таких данных, в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона и условиями Приложения № 1 к договору-оферте.
4. Правовые основания обработки
- согласие субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона);
- заключение и исполнение договора, стороной которого или представителем стороны которого является субъект (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона);
- исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации, в том числе налоговым и бухгалтерским;
- поручение оператора персональных данных (ч. 3 ст. 6 Закона).
5. Порядок и условия обработки
5.1.Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и без их использования. Перечень действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.
5.2.Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона). Серверы Оператора размещены в дата-центрах в Москве, Санкт-Петербурге и Екатеринбурге.
5.3.Оператор может передавать персональные данные следующим лицам в объёме, необходимом для достижения целей обработки: операторам электронного документооборота — для обмена закрывающими документами; кредитным организациям — для проведения расчётов; ООО «ЯНДЕКС» — для анализа посещаемости сайта при наличии согласия посетителя. Передача осуществляется на основании договоров, содержащих требования к защите персональных данных.
5.4.Трансграничная передача персональных данных Оператором не осуществляется.
5.5.При достижении целей обработки или отзыве согласия персональные данные уничтожаются в сроки, установленные ст. 21 Закона, если иное не предусмотрено законодательством или договором.
6. Права субъектов персональных данных
Субъект персональных данных вправе:
- получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в объёме, предусмотренном ч. 7 ст. 14 Закона;
- требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели;
- отозвать согласие на обработку персональных данных;
- обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзоре или в судебном порядке.
7. Меры по обеспечению безопасности
Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, предусмотренные ст. 18.1 и 19 Закона, в том числе:
- назначает ответственного за организацию обработки персональных данных;
- утверждает локальные акты по вопросам обработки и защиты персональных данных и знакомит с ними работников;
- определяет угрозы безопасности и применяет меры защиты, соответствующие 3-му уровню защищённости (Постановление Правительства РФ № 1119, Приказ ФСТЭК России № 21);
- применяет шифрование при передаче (TLS 1.3, SRTP) и хранении данных, разграничение доступа и многофакторную аутентификацию работников;
- ведёт журналы событий безопасности, выполняет резервное копирование и обнаружение вторжений;
- проводит внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям Закона;
- взаимодействует с ГосСОПКА и уведомляет Роскомнадзор об инцидентах в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 Закона.
8. Файлы cookie
Порядок использования файлов cookie описан в Политике использования cookie.
9. Обращения субъектов
9.1.Ответственный за организацию обработки персональных данных — Мельникова Ольга Сергеевна.
9.2.Запросы и отзывы согласий направляются по адресу privacy@delarium.com или почтой по адресу Оператора с пометкой «Персональные данные». Запрос должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать субъекта, в соответствии с ч. 3 ст. 14 Закона.
9.3.Оператор предоставляет ответ в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления.
10. Заключительные положения
10.1.Оператор вправе вносить изменения в Политику. Новая редакция вступает в силу с момента её размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией.
10.2.Предыдущие редакции Политики предоставляются по запросу.
This English translation is provided for convenience only. In case of any discrepancy, the Russian version prevails.
1. General provisions
1.1.This Policy sets out how Delarium Technologies LLC (TIN 7714482916, OGRN 1197746523842, address: Office 512, 5th floor, bldg. 9, 37 Leningradsky Prospekt, Moscow, 125167) (the “Operator”) processes personal data and the measures taken to protect it.
1.2.The Policy is based on Federal Law No. 152-FZ of 27 July 2006 “On Personal Data” (the “Law”) and applies to all personal data the Operator obtains via delarium.com, the Account, client applications and otherwise.
1.3.The Operator is registered in the register of personal data operators under No. 77-21-019384.
1.4.The Policy is publicly available on the Operator’s website as required by Article 18.1(2) of the Law.
2. Definitions
Terms are used as defined in Article 3 of the Law: personal data, operator, processing, automated processing, dissemination, provision, blocking, destruction, depersonalisation, personal data information system.
3. Purposes, categories and retention
| Purpose | Data subjects and data | Retention |
|---|---|---|
| Concluding and performing contracts | Customer representatives: name, position, work email, phone | Contract term plus 5 years |
| Handling website requests | Website visitors: name, company, email, phone, message | 1 year after the last request |
| Workspace registration and administration | Administrators: name, position, email, phone, account data | Contract term |
| Newsletters | Subscribers: name, email | Until consent is withdrawn |
| Website analytics | Visitors: cookies, IP address, browser and device data | Up to 12 months |
| Recruitment | Candidates: name, contacts, CV data | 30 days after selection ends |
3.1.The Operator does not process special categories of personal data or biometric data for its own purposes.
3.2.Personal data of Users within customers’ Workspaces (including call recordings and transcripts) is processed on behalf of the customers, who act as operators of such data, under Article 6(3) of the Law and Annex 1 to the License Agreement.
4. Legal grounds
- consent of the data subject;
- conclusion and performance of a contract to which the data subject or their principal is a party;
- compliance with obligations under Russian law, including tax and accounting laws;
- instructions of another personal data operator (Article 6(3) of the Law).
5. Processing procedure
5.1.Data is processed with and without automation. Operations: collection, recording, systematisation, accumulation, storage, clarification, retrieval, use, transfer (provision, access), blocking, deletion, destruction.
5.2.Personal data of Russian citizens is recorded, systematised, accumulated, stored, clarified and retrieved using databases located in the Russian Federation. The Operator’s servers are located in data centres in Moscow, St Petersburg and Yekaterinburg.
5.3.The Operator may share personal data, to the extent necessary, with electronic document exchange operators, banks for settlements, and YANDEX LLC for website analytics subject to the visitor’s consent. Such transfers are made under contracts containing data protection requirements.
5.4.The Operator does not transfer personal data across borders.
5.5.Once the purposes are achieved or consent is withdrawn, personal data is destroyed within the periods set by Article 21 of the Law, unless otherwise required by law or contract.
6. Rights of data subjects
- to receive information about the processing of their personal data;
- to require clarification, blocking or destruction of data that is incomplete, outdated, inaccurate, unlawfully obtained or unnecessary;
- to withdraw consent;
- to appeal against the Operator’s actions to Roskomnadzor or in court.
7. Security measures
- appointment of a person responsible for personal data processing;
- internal policies on data processing and protection, with staff training;
- threat modelling and protection measures corresponding to protection level 3 (Government Decree No. 1119, FSTEC Order No. 21);
- encryption in transit (TLS 1.3, SRTP) and at rest, access control and multi-factor authentication for staff;
- security event logging, backups and intrusion detection;
- internal compliance audits;
- incident notification to Roskomnadzor within the periods set by Article 21(3.1) of the Law.
8. Cookies
The use of cookies is described in the Cookie Policy.
9. Requests
9.1.Person responsible for personal data processing: Olga S. Melnikova.
9.2.Requests and consent withdrawals should be sent to privacy@delarium.com or by post to the Operator’s address marked “Personal data”.
9.3.The Operator responds within 10 business days; this period may be extended by up to 5 business days with a reasoned notice.
10. Final provisions
10.1.The Operator may amend this Policy. A new version takes effect upon publication on the website unless stated otherwise.
10.2.Previous versions are available on request.